Comptabilité d'une convention de consortium MarieDorge

Comptabilité d'une convention de consortium

Comment fait-on ? Pour les appels de fond liés à une convention de consortium, il y a 2 écritures à passer :

1 - A la signature de la convention, on passe une OD au jour de la notification des fonds dans Comptabilité/ Saisie débit-crédit / opérations diverses
ligne 1 : référence = initiales de la membre du Parapluie
libellé : convention de consortium, notification XX, projet YY
comptes : 4417 au débit du montant total de la part du Parapluie
7400 au crédit du montant total

2 - au fur et à mesure des appels de fonds, on met les sommes reçues en banque sur le compte 4417, jusqu'à ce qu'il n'y ait plus rien à recevoir

A la fin, on lettre le compte 4417 de cette sub

Quand

A faire plusieurs fois dans le mois

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]]> Wed, 21 May 2025 15:12:12 +0200 Créer un commentaire modèle pour une nouvelle adhérente (ligne coordination de projet dans nos facture) Helene

Créer un commentaire modèle pour une nouvelle adhérente (ligne coordination de projet dans nos facture)

Comment fait-on ? Ma compta
Mon dossier / Devis facturation / Commentaires modèles
dans le commentaire :
Coordination de projet : Nom de la personne
numéro de tel mail

Quand

A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)

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]]> Mon, 10 Mar 2025 14:06:01 +0100 Créer une facture fournisseur MarionGillet

Créer une facture fournisseur

Comment fait-on ? Quand on reçoit une facture fournisseur (en général par mail, sinon par courrier), le ranger dans Kdrive, 02 compta, 04 factures fournisseur, dossier correspondant.
Il s'agit de la pièce justificative.

Pour créer la facture :

Comptabilité, Saisie simplifiée, Factures fournisseurs.

- Rentrer la date adaptée.

- Rédiger l'intitulé.

- Fournisseur : chercher ou créer la fiche

- Entrer le montant

- Sélectionner le compte adapté

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]]> Fri, 07 Feb 2025 15:40:21 +0100 Saisir les écritures de paies Helene

Saisir les écritures de paies

Comment fait-on ? prendre le recap de MAGE > ecriture de paye
ma compta > compta > saisie débit Crédit > OD
compte 6 :
- 641 : salaire de base / brut
- 645 : cotisations patronales tout cumulées
- 421 : salaire
- 431 / 437 : regroupé en 431
- 442 : prélevement à la source

Quand

A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois

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]]> Wed, 05 Feb 2025 15:12:01 +0100 Routine admin de début de mois Helene

Routine admin de début de mois

Comment fait-on ?

1- Rapprochement bancaire

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2- Lettrages

Partenaires

- lettrage clients > fiche lettrage client
- lettrage fournisseurs > lettrage fournisseurs (faire un fiche)
- lettrage salariées > lettrage des salaires (faire un fiche)
- lettrage adhérents > lettrage des notes de frais (faire une fiche)

Autres comptes de tiers

Editions comptable > interrogation recherche
430 : Compte de cotisations
4417 : subvention
faire les lettrage si on y arrive !!

3-Ecritures de payes

Quand

A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois

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]]> Wed, 05 Feb 2025 15:02:31 +0100 Rapprochement bancaire Helene

Rapprochement bancaire

Comment fait-on ?

Sur le site de la banque pop

aller sur le site de la banque : télécharger le relevé bancaire du mois précédent
Documents > vos documents de gestion > extrait de compte > télécharger > enregistrer dans dossier Kdrive (02compta 06 Banque)
Imprimer (ou mettre en double écran)

Sur ma compta

1/ Importer les écriture

comptabilité, saisie simplifiée, banque populaire, cliquer sur le bouton "Parthénon"
cliquer sur récupérer (laisser les comptes d'attente)
importer en compta

2/ Affecter toutes les écritures

=> il n'y a plus rien dans les comptes d'attente

410 : pour les notes de frais (remboursement des notes de frais)
411 : pour les comptes clients (quand un client paye sa facture)
401 : pour les comptes fournisseurs (quand le parapluie paye une facture fournisseurs)
42... : pour les salaires
43...: pour les cotisations sociales
44 : pour les trucs liés à l'état, subvention, prélévement à la source
580 : virement interne (du compte courant / livret A et vice versa) > penser à faire l'écriture dans le sens inverse

S'il y a besoin de créer un nouveau code dans le plan comptable : 'mon dossier', 'comptabilité', Liste des comptes', 'créer un compte'. Mettre 'oui' sur 'Lettrable'. Ajouter.

On ne peut utiliser les comptes 6 et 7 que pour 3 exceptions :
627 : bancaire
616 : assurance
7 : dons reçu par le parapluie (pas si le parapluie donne à une asso)

Spécificité des remises de chèques et espèces

Aller chercher la facture correspondante. 'Accueil', 'Devis Facturation', 'Facture'.

Regarder si divers ou si nom du client spécifié.
Si c'est au nom du client : affecter au compte client spécifique. Sinon : 411DIVERSESP ou 411DIVCHQ.

Spécicité pour les virements de Jeanne & Maïté

JC pour Jeanne
MC pour Maïté
Puis choisir le mode de paiement correspondant.

Séparer une ligne en deux car affectée à deux factures différentes

Appeler Marie :)

3/ Pointer les écritures

Cocher chaque écriture :
- sur le relevé bancaire
- sur ma compta (coche vert à gauche)

S'il y a un doublon (une écriture deux fois), le supprimer
S'il y a une écriture manquante, la rajouter

Le rapprochement est fait quand :
- tout est coché (en vert)
- les soldes de fin de mois correspondent entre ma compta et la banque
- il n'y a plus de compte d'attente

Quand

A faire une fois par mois
A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois

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]]> Wed, 05 Feb 2025 14:51:53 +0100 Que faire en cas d'erreur sur une facture ? Helene

Que faire en cas d'erreur sur une facture ?

Comment fait-on ? On ne peut pas modifier une facture validée. Donc faire attention avant !!!

Cas 1 : la facture validée ne sera pas payée (ou partiellement)

A-Faire un avoir au client.e

DEVIS FACTURATION > AVOIRS > Ajouter un avoir
Indiquer la raison de l'avoir ou de la remise

B-Faire le lettrage de la facture

COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés
Sélectionner le/la client.e en question
Dans onglet comptabilité :

Dans le cas d'un avoir sur la totalité de la facture : l'avoir et la facture se compensent > on peut procéder au lettrage en cliquant sur les 2 lignes, l'écart de pointage doit indiquer 0, puis cliquer sur le bouton "lettrer les écritures sélectionnées"

Dans le cas d'un avoir sur une partie de la facture : la facture doit se compenser par le paiement partiel + l'avoir. On peut procéder au lettrage en cliquant sur les 3 lignes, l'écart de pointage doit indiquer 0, puis cliquer sur le bouton "lettrer les écritures sélectionnées"

Cas 2 : la facture non validée a déjà été payée, mais le parapluie doit rembourser une partie

A - modifier la facture

La facture est en mode brouillon, nous pouvons donc la modifier
Laisser sur une ligne le montant qui a été déja payé au parapluie avec le motif de la prestation (ex : accompagnement ...)
Sur une autre ligne : indiquer le montant qui sera remboursé avec le motif de remboursement + Le RIB sur lequel est effectué le virement
Vérifier que le total est juste
Valider la facture

Par exemple
Médiation 700€
Trop perçu - médiation non aboutie, remboursement fait par viremment IBAN XXXX : -550€
TOTAL : 150€

B-Rembourser le/la client.e

Enregistrer le RIB du/de la client.e sur le portail de la banque
Quelques jours plus tard : effectuer le virement

C-Lettrer la facture

Procéder au lettrage de la facture quand le virement s'enregistre dans macompta.fr (48h après environ)
COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés
Onglet comptabilité

Dans l'exemple ci-dessus on aura :
- le virement du / de la client.e en négatif : -700€
- la facture : 150€
- le remboursement du Parapluie : 550€

Selectionner l'ensemble, puis lettrer

Cas 3 : la facture validée et payée, mais le parapluie doit rembourser une partie

A-Faire un avoir au client.e

DEVIS FACTURATION > AVOIRS > Ajouter un avoir
Indiquer la raison de l'avoir ou de la remise

B-Procéder au remboursement

enregistrer le RIB à la banque
effectuer le virement du montant de l'avoir

C- Lettrage de l'avoir

Quelques jours plus tard, procéder au lettrage
COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés
Onglet comptabilité
La facture d'avoir se compense avec le virement du remboursement

Quand

Quand on a fait une erreur

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]]> Mon, 30 Sep 2024 23:02:04 +0200 Faire un transfert interne Helene

Faire un transfert interne

Comment fait-on ? Pour faire un transfert entre deux comptes analytiques

par exemple : indemniser Marion pour la mise à disposition de sa maison pour l'accueil d'un séminaire du Parapluie le 5 juin 2024

Dans ma compta > comptabilité > saisie débit crédit > opérations diverses

Cliquer sur le mois de juin

1e ligne : le débit
date : 5
libellé : indemnisation Marion accueil du séminaire
compte : 6041 (soustraitance interne)
débit : 300
Appuyer sur + (ajouter la ligne)
Affecter à l'analytique qui sera débité de la somme (ici LPSTR : le parapluie structure)

Sur la nouvelle ligne : le crédit
date : 5 (automatique)
libellé : indemnisation Marion accueil du séminaire (automatique)
compte : 7913 (transfert de charge interne)
Crédit : 300
Appuyer sur + (ajouter la ligne)
Affecter à l'analytique qui sera crédité de la somme (ici MGGEN : analytique de Marion Gillet)

Puis cliquer sur valider la pièce

NB / Vous pouvez vérifier dans le grand livre analytique que l'opération apparait bien.

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]]> Fri, 20 Sep 2024 13:14:51 +0200 Préparation des éléments pour les paies Helene

Préparation des éléments pour les paies

Comment fait-on ?

Préparer les éléments pour le mail à MAGE

Ouvrir Kdrive > 07-Gestion RH > 01 MAGE
ouvrir les fichiers
- liste des forces en présences

- congés payés

Quand les infos arrivent, bien penser à noter les changements dans le tableau de la liste des forces en présences (changement de contrat de travail, salaire, nb d'heure, renouvellement de CAPE...)
Si nécessaire, vérifier avec Marie qu'il n'y a pas de changement

Pour les congés payés, ce sont les salariées qui notent leurs jours d'absence au fur et à mesure

Rédiger le mail pour MAGE

Mail à envoyer avant le 20 du mois !!

En reprenant le modèle d'un ancien mail, ou par exemple :
Marion Gillet, CAPE, RAS
Guillaume Massein CAPE, RAS
Jeanne Chapeau CAPE signé
Delphine Guilhot, CDI, 2550,00€ brut : congés payés du 29 juillet au 31 Juillet
Shah-Dia Rayan, CDI, 2273,89€ brut : CP du 22 juillet au 31 juillet
Cynthia Cadel : CDI, 828,70€ brut : CP du 15 au 28 juillet
Alexandre Iaconni, CDD, 1200,47€brut : CP du 22 juillet au 31 juillet

Si MAGE a des questions, ielles l'enverront par mail dans les jours qui suivent.
Pour le paiemnt des paies voir la fiche

Quand

A faire avant le 20 de chaque mois

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]]> Tue, 23 Jul 2024 13:19:48 +0200 Attribuer une facture à un compte analytique Helene

Attribuer une facture à un compte analytique

Comment fait-on ? ETAPE 1 / Comptabilité > Saisie simplifiée > Facture Clients
Les factures déjà émises et qui ne sont pas attribuées à un compte analytique apparaissent en gras
Noter les numéro de factures (sur un petit bout de papier qui traine... ou ouvrir l'étape 2 dans un nouvel onglet)

ETAPE 2 / Devis Facturation > Factures
Ouvrir les factures dont on a noté les numéro sur le bout de papier
Noter la / les personnes qui ont coordonné le projet en face de chaque numéro
puis retourner dans l'onglet de l'étape 1

ETAPE 3 / Comptabilité > Saisie simplifiée > Facture Clients
Cliquer sur les factures en gras
un fenêtre s'ouvre :
- choisir l'analytique de la/les personne(s) qui a/ont coordonné le projet, puis noter le pourcentage (en général 90%)

- choisir l'analytique du parapluie structure (LPSTR), puis rentrer 10%

Il peut y avoir des répartitions différentes : pour les projets collectifs (voir la répartition des 90% avec les personnes concernées), exceptions...

ETAPE 4 / VERIF GENERALE
A faire de temps en temps

Penser à vérifier les factures déjà attribuées (certaines font les attribution toutes seules, mais il peut y avoir des petits loupés)

Quand

A faire plusieurs fois dans le mois

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]]> Tue, 23 Jul 2024 13:00:06 +0200 Rédaction contrat CAPE - renouvellement Helene

Rédaction contrat CAPE - renouvellement

Comment fait-on ?

CAPE initial

Prendre le modèle de contrat CAPE
Kdrive > 07 Gestion RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > CAPE initial modele
Copier coller dans un dossier créé pour la personne
Modifier les éléments en gras et relire l'ensemble
Faire signer le contrat à la personne et à la co-présidente

Renouvellement de CAPE

Prendre le modèle de renouvellement
Kdrive > 07 Gestion RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > CAPE renouvellement modele
Copier coller dans un dossier créé pour la personne
Modifier les éléments en gras et relire l'ensemble
Faire signer le contrat à la personne et à la co-présidente

Quand

A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)

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]]> Fri, 28 Jun 2024 13:55:29 +0200 Paiement des paies Helene

Paiement des paies

Comment fait-on ? Pour la preparation des paies > voir la fiche correspondante

Vers le 25 ou 26 du mois, MAGE envoie les éléments liés à la paie par mail (bulletin de paie, bulletins de CAPE, éléments de fins de contrats...)

1e étape : enregistrer les éléments dans le DRIVE

enregistrer chaque bulletin (paie ou CAPE) dans le dossier des personnes

07 GESTION RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > ...

enregistrer les 3 documents généraux : bulletins, écritures et virement, dans un dossier classé par mois

07 GESTION RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > 2024-06 PAIE (pour juin 2024)

2e étape : mise à jour du fichier congés payés

- pour les personnes qui ont pris des congés payés : ouvrir les fiches de paies correspondantes

- mettre à jour le fichier 07 Gestion RH > 01 MAGE > Congés payés

mettre à jour la partie "congés pris" avec le nombre de jour inscrit sur la fiche de paie (encadré tout en bas de la fiche de paye)

3e étape : vérifier le solde bancaire pour les cotisations sociales

Ouvrir le documents "écritures" envoyé par MAGE

Le total correspond au montant nécessaire pour payer les salaires + les cotisations sociales.
Si le solde sur le compte bancaire courant n'est pas suffisant, il faut programmer un virement du compte épargne vers le compte courant

4e étape : préparer les virements

- ouvrir le document "virements" envoyé par MAGE
- se connecter à la banque pop

Grand Ouest
Id D1774265
mot de passe : date anniv du parapluie AAAAMMJJ ... sinon demande à Marie ou Hélène

Virement vers un tiers
Puis sélectionner groupe membre
Compte à débiter : compte courant
Sélectionner la salariée
Entrer le montant du virement correspondant
objet : salaire juin 2024 (par ex)
Cliquer sur suivant
puis sur "mettre en attente"

Quand tous les virement sont programmés, mettre un message à la superviseuse admin pour qu'elle valide les virements en attente (validation de la banque par le téléphone de Marie actuellement)

Quand

A faire avant le 30 de chaque mois

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]]> Thu, 27 Jun 2024 16:04:39 +0200 Créer les comptes dans la comptabilité à l'arrivée d'une nouvelle personne Helene

Créer les comptes dans la comptabilité à l'arrivée d'une nouvelle personne

Comment fait-on ?

Créer un compte analytique

Sur macompta.fr
Mon dossier > Comptabilité > Analytique

Sur la 1e ligne : entrer le code analytique (par exemple DGGEN) puis les détails du compte analytique (par exemple Delphine Guilhot compte général), cliquer sur +

Vous pouvez désormais utiliser ce compte analytique pour les factures

Créer un compte pour les remboursement de frais

Sur macompta.fr
Comptabilité > Partenaires > Adhérents

Cliquer sur le symbole + (en haut à droite) ajouter un nouvel adhérent
Code : on utilise les 3 premières lettres du nom de famille sauf si elles sont déjà prise (sinon en mettre 4 ou plus)
Nom : écrire NDF puis Nom et prénom de la personne (par ex NDF MARIE DORGE)
remplir les coordonnées (optionnel)
cliquer sur nuage pour enregistrer

La personne peut maintenant enregistrer ses notes de frais !!

Quand

A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)

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]]> Fri, 17 May 2024 15:37:09 +0200 Paiement des notes de frais Helene

Paiement des notes de frais

Comment fait-on ? Dans le collectif, il y a différentes manières de faire selon les situations de chacune.

- des personnes à qui le Parapluie rembourse les frais au fur et à mesure (en juin 2024: Delphine, Marie, Shah-Dia et Hélène)
- des personnes à qui le parapluie ne rembourse pas le frais, dans l'attente de voir si la trésorerie le permet (en juin 2024 : Cynthia et Jeanne). On ne rembourse que quand les personnes le demande
- des personnes à qui le parapluie rembourse les frais tous les mois (en juin 2024 : Marion)

Vérification des frais

A vérifier :

- Si grosse facture, vérifier que la facture a un SIRET etc.

- Fact. au nom du parapluie

- Date

- Motif

- Montant

- Compte approprié

Si c'est bon : mettre OK en REF
Si non : mettre une note, et mettre un mot en ref : PM = pièce manquant, AM = à modifier.

Si grosse différence : informer la personne concernée.
Si petite différence de Montant : Corriger directement.

Remboursement des frais pour les activités concernées

(voir préambule ci-dessus)

Se connecter à ma compta.fr

Cliquer sur comptabilité > Partenaires > Adhérents

Vérifier que le menu déroulant est sur Actifs non lettrés

si le solde est à 0€

Soit il n'y a eu aucun frais enregistrés, soit tous les frais entrés en comptabilité ont été remboursés --> Dans ce cas, faire le lettrage.

si le solde est positif

Il y a eu une avance de frais effectuée pour l'entrepreneure qui en a fait la demande par mail

si le solde est négatif

Il y a des frais à rembourser.
Dans ce cas vérifier les frais

De manière générale, on rembourse les frais que les personnes ont rentré le 15 et le 30 du mois.
Marie
Shah-Dia
Hélène
Marion
Delphine

Cas particuliers

Cynthia
Maïté
Jeanne

On ne rembourse que les frais STR et pas les frais d'activité sauf si demande. Normalement, STR doit être précisé dans la référence.

Quand

A faire plusieurs fois dans le mois

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]]> Thu, 16 May 2024 11:34:05 +0200 Lettrage des factures clients Helene

Lettrage des factures clients

Comment fait-on ? Lettrage = associer une facture avec son/ses paiement(s)

Se connecter à ma compta.fr

Cliquer sur Comptabilité > Partenaires > Liste des Clients >
Puis sélectionner Actifs non lettrés

Si le solde dû apparait à 0€

il s'agit probablement d'un client qui a payé sa facture (bonne nouvelle !)

Cliquer sur la fiche du client.e, puis aller dans l'onglet comptabilité
Par défaut, le menu déroulant se met sur "Afficher les écritures non lettrées"
Sélectionner les différentes lignes jusqu'à ce que l'écart de pointage soit égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées

Ensuite la facture du client apparaitra comme réglée dans la liste des factures

Si le solde dû apparait en négatif

il s'agit d'un virement sans facture ou une facture restée en brouillon

En général, cela est lié à des activités de thérapie ou coaching, de séances pour des personnes individuelles qui ont fait un virement au parapluie. L'entrepreneure référente fait une facture récapitulative mensuelle.

cas 1 : il y a une facture qui apparait dans la liste

Il y a donc des virements qui correpondent à la facture mélangés avec des virements sans facture

Ouvrir la facture correspondante pour voir le détail des séances vendues
Puis sélectionner la facture + les lignes correspondant au virement liés à cette facture.
L'écart de pointage doit être égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées

cas 2 : il n'y a pas de facture qui apparait dans la liste

rien à faire à ce stade

dans tous les cas (1 et 2), voir avec l'entrepreneure référente si elle n'a pas fait la facture mensuelle du mois précédent.

Si le solde dû apparait en positif

il s'agit d'une facture qui n'a pas été réglée.

Regarder dans le détails : il peut y avoir plusieurs facture pour un même client. Parfois le/la client.e a réglé un des factures en cours. Dans ce cas : cliquer sur la facture correspondant au règlement + sur la ligne du virement. L'écart de pointage doit être égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées

Pour les factures qui n'ont pas été réglées depuis plus de 2 mois, voir avec l'entrepreneure référente si c'est normal ou si elle doit relancer son/sa client.e

Quand

A faire plusieurs fois dans le mois

PDF Voir la fiche

]]> Thu, 16 May 2024 10:48:06 +0200