datetime_create,datetime_latest,"Titre de la fiche *","Comment fait-on ?",Quand "23/07/2024 13:00:06","23/07/2024 13:00:06","Attribuer une facture à un compte analytique","**ETAPE 1 / Comptabilité > Saisie simplifiée > Facture Clients** Les factures déjà émises et qui ne sont pas attribuées à un compte analytique apparaissent en gras Noter les numéro de factures (sur un petit bout de papier qui traine... ou ouvrir l'étape 2 dans un nouvel onglet) **ETAPE 2 / Devis Facturation > Factures** Ouvrir les factures dont on a noté les numéro sur le bout de papier Noter la / les personnes qui ont coordonné le projet en face de chaque numéro puis retourner dans l'onglet de l'étape 1 **ETAPE 3 / Comptabilité > Saisie simplifiée > Facture Clients** Cliquer sur les factures en gras un fenêtre s'ouvre : - choisir l'analytique de la/les personne(s) qui a/ont coordonné le projet, puis noter le pourcentage (en général 90%) - choisir l'analytique du parapluie structure (LPSTR), puis rentrer 10% Il peut y avoir des répartitions différentes : pour les projets collectifs (voir la répartition des 90% avec les personnes concernées), exceptions... **ETAPE 4 / VERIF GENERALE** A faire de temps en temps Penser à vérifier les factures déjà attribuées (certaines font les attribution toutes seules, mais il peut y avoir des petits loupés) ","""A faire plusieurs fois dans le mois""" "21/05/2025 15:12:12","21/05/2025 15:13:04","Comptabilité d'une convention de consortium","Pour les appels de fond liés à une convention de consortium, il y a 2 écritures à passer : 1 - A la signature de la convention, on passe une OD au jour de la notification des fonds dans Comptabilité/ Saisie débit-crédit / opérations diverses ligne 1 : référence = initiales de la membre du Parapluie libellé : convention de consortium, notification XX, projet YY comptes : 4417 au débit du montant total de la part du Parapluie 7400 au crédit du montant total 2 - au fur et à mesure des appels de fonds, on met les sommes reçues en banque sur le compte 4417, jusqu'à ce qu'il n'y ait plus rien à recevoir A la fin, on lettre le compte 4417 de cette sub","""A faire plusieurs fois dans le mois""" "17/05/2024 15:37:09","28/06/2024 11:49:57","Créer les comptes dans la comptabilité à l'arrivée d'une nouvelle personne","=====Créer un compte analytique===== Sur macompta.fr Mon dossier > Comptabilité > Analytique Sur la 1e ligne : entrer le code analytique (par exemple DGGEN) puis les détails du compte analytique (par exemple Delphine Guilhot compte général), cliquer sur + Vous pouvez désormais utiliser ce compte analytique pour les factures =====Créer un compte pour les remboursement de frais===== Sur macompta.fr Comptabilité > Partenaires > Adhérents Cliquer sur le symbole + (en haut à droite) ajouter un nouvel adhérent **Code** : on utilise les 3 premières lettres du nom de famille sauf si elles sont déjà prise (sinon en mettre 4 ou plus) **Nom** : écrire NDF puis Nom et prénom de la personne (par ex NDF MARIE DORGE) remplir les coordonnées (optionnel) **cliquer sur nuage** pour enregistrer La personne peut maintenant enregistrer ses notes de frais !!","""A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)""" "10/03/2025 14:06:01","10/03/2025 14:06:01","Créer un commentaire modèle pour une nouvelle adhérente (ligne coordination de projet dans nos facture)","Ma compta Mon dossier / Devis facturation / Commentaires modèles dans le commentaire : Coordination de projet : Nom de la personne numéro de tel mail","""A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)""" "07/02/2025 15:40:21","07/02/2025 15:40:21","Créer une facture fournisseur","Quand on reçoit une facture fournisseur (en général par mail, sinon par courrier), le ranger dans Kdrive, 02 compta, 04 factures fournisseur, dossier correspondant. Il s'agit de la pièce justificative. **Pour créer la facture :** Comptabilité, Saisie simplifiée, Factures fournisseurs. - Rentrer la date adaptée. - Rédiger l'intitulé. - Fournisseur : chercher ou créer la fiche - Entrer le montant - Sélectionner le compte adapté ", "20/09/2024 13:14:51","27/03/2025 14:10:16","Faire un transfert interne","Pour faire un transfert entre deux comptes analytiques par exemple : indemniser Marion pour la mise à disposition de sa maison pour l'accueil d'un séminaire du Parapluie le 5 juin 2024 **Dans ma compta > comptabilité > saisie débit crédit > opérations diverses ** Cliquer sur le mois de juin **1e ligne : le débit** date : 5 libellé : indemnisation Marion accueil du séminaire compte : 6041 (soustraitance interne) débit : 300 Appuyer sur + (ajouter la ligne) Affecter à l'analytique qui sera débité de la somme (ici LPSTR : le parapluie structure) **Sur la nouvelle ligne : le crédit **date : 5 (automatique) libellé : indemnisation Marion accueil du séminaire (automatique) compte : 7913 (transfert de charge interne) Crédit : 300 Appuyer sur + (ajouter la ligne) Affecter à l'analytique qui sera crédité de la somme (ici MGGEN : analytique de Marion Gillet) **Puis cliquer sur valider la pièce ** NB / Vous pouvez vérifier dans le grand livre analytique que l'opération apparait bien. ", "16/05/2024 10:48:06","10/03/2025 14:13:11","Lettrage des factures clients","**Lettrage = associer une facture avec son/ses paiement(s)** Se connecter à ma compta.fr Cliquer sur Comptabilité > Partenaires > Liste des Clients > Puis sélectionner Actifs non lettrés =====Si le solde dû apparait à 0€ ===== il s'agit probablement d'un client qui a payé sa facture (bonne nouvelle !) Cliquer sur la fiche du client.e, puis aller dans l'onglet comptabilité Par défaut, le menu déroulant se met sur ""Afficher les écritures non lettrées"" Sélectionner les différentes lignes jusqu'à ce que l'écart de pointage soit égal à 0€ Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées Ensuite la facture du client apparaitra comme réglée dans la liste des factures =====Si le solde dû apparait en négatif===== il s'agit d'un virement sans facture ou une facture restée en brouillon En général, cela est lié à des activités de thérapie ou coaching, de séances pour des personnes individuelles qui ont fait un virement au parapluie. L'entrepreneure référente fait une facture récapitulative mensuelle. ===cas 1 : il y a une facture qui apparait dans la liste=== Il y a donc des virements qui correpondent à la facture mélangés avec des virements sans facture Ouvrir la facture correspondante pour voir le détail des séances vendues Puis sélectionner la facture + les lignes correspondant au virement liés à cette facture. L'écart de pointage doit être égal à 0€ Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées ===cas 2 : il n'y a pas de facture qui apparait dans la liste=== rien à faire à ce stade **dans tous les cas (1 et 2), voir avec l'entrepreneure référente si elle n'a pas fait la facture mensuelle du mois précédent. ** =====Si le solde dû apparait en positif===== il s'agit d'une facture qui n'a pas été réglée. Regarder dans le détails : il peut y avoir plusieurs facture pour un même client. Parfois le/la client.e a réglé un des factures en cours. Dans ce cas : cliquer sur la facture correspondant au règlement + sur la ligne du virement. L'écart de pointage doit être égal à 0€ Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées Pour les factures qui n'ont pas été réglées depuis plus de 2 mois, voir avec l'entrepreneure référente si c'est normal ou si elle doit relancer son/sa client.e ","""A faire plusieurs fois dans le mois""" "16/05/2024 11:34:05","07/02/2025 16:33:22","Paiement des notes de frais","Dans le collectif, il y a différentes manières de faire selon les situations de chacune. - des personnes à qui le Parapluie rembourse les frais au fur et à mesure (en juin 2024: Delphine, Marie, Shah-Dia et Hélène) - des personnes à qui le parapluie ne rembourse pas le frais, dans l'attente de voir si la trésorerie le permet (en juin 2024 : Cynthia et Jeanne). On ne rembourse que quand les personnes le demande - des personnes à qui le parapluie rembourse les frais tous les mois (en juin 2024 : Marion) =====Vérification des frais ===== A vérifier : - Si grosse facture, vérifier que la facture a un SIRET etc. - Fact. au nom du parapluie - Date - Motif - Montant - Compte approprié Si c'est bon : mettre OK en REF Si non : mettre une note, et mettre un mot en ref : PM = pièce manquant, AM = à modifier. Si grosse différence : informer la personne concernée. Si petite différence de Montant : Corriger directement. =====Remboursement des frais pour les activités concernées===== (voir préambule ci-dessus) Se connecter à ma compta.fr Cliquer sur comptabilité > Partenaires > Adhérents Vérifier que le menu déroulant est sur Actifs non lettrés - **si le solde est à 0€** Soit il n'y a eu aucun frais enregistrés, soit tous les frais entrés en comptabilité ont été remboursés --> Dans ce cas, faire le lettrage. - ** si le solde est positif** Il y a eu une avance de frais effectuée pour l'entrepreneure qui en a fait la demande par mail - ** si le solde est négatif** Il y a des frais à rembourser. Dans ce cas vérifier les frais De manière générale, on rembourse les frais que les personnes ont rentré le 15 et le 30 du mois. Marie Shah-Dia Hélène Marion Delphine ** Cas particuliers ** Cynthia Maïté Jeanne On ne rembourse que les frais STR et pas les frais d'activité sauf si demande. Normalement, STR doit être précisé dans la référence.","""A faire plusieurs fois dans le mois""" "27/06/2024 16:04:39","07/02/2025 16:57:33","Paiement des paies","Pour la preparation des paies > voir la fiche correspondante Vers le 25 ou 26 du mois, MAGE envoie les éléments liés à la paie par mail (bulletin de paie, bulletins de CAPE, éléments de fins de contrats...) =====1e étape : enregistrer les éléments dans le DRIVE===== - enregistrer chaque bulletin (paie ou CAPE) dans le dossier des personnes 07 GESTION RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > ... - enregistrer les 3 documents généraux : bulletins, écritures et virement, dans un dossier classé par mois 07 GESTION RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > 2024-06 PAIE (pour juin 2024) =====2e étape : mise à jour du fichier congés payés===== - pour les personnes qui ont pris des congés payés : ouvrir les fiches de paies correspondantes - mettre à jour le fichier 07 Gestion RH > 01 MAGE > Congés payés mettre à jour la partie ""congés pris"" avec le nombre de jour inscrit sur la fiche de paie (encadré tout en bas de la fiche de paye) =====3e étape : vérifier le solde bancaire pour les cotisations sociales===== Ouvrir le documents ""écritures"" envoyé par MAGE Le total correspond au montant nécessaire pour payer les salaires + les cotisations sociales. Si le solde sur le compte bancaire courant n'est pas suffisant, il faut programmer un virement du compte épargne vers le compte courant =====4e étape : préparer les virements===== - ouvrir le document ""virements"" envoyé par MAGE - se connecter à la banque pop Grand Ouest Id D1774265 mot de passe : date anniv du parapluie AAAAMMJJ ... sinon demande à Marie ou Hélène Virement vers un tiers Puis sélectionner groupe membre Compte à débiter : compte courant Sélectionner la salariée Entrer le montant du virement correspondant objet : salaire juin 2024 (par ex) Cliquer sur suivant puis sur ""mettre en attente"" Quand tous les virement sont programmés, mettre un message à la superviseuse admin pour qu'elle valide les virements en attente (validation de la banque par le téléphone de Marie actuellement)","""A faire avant le 30 de chaque mois""" "23/07/2024 13:19:48","23/07/2024 13:21:41","Préparation des éléments pour les paies","=====Préparer les éléments pour le mail à MAGE ===== Ouvrir Kdrive > 07-Gestion RH > 01 MAGE ouvrir les fichiers - liste des forces en présences - congés payés Quand les infos arrivent, bien penser à noter les changements dans le tableau de la liste des forces en présences (changement de contrat de travail, salaire, nb d'heure, renouvellement de CAPE...) Si nécessaire, vérifier avec Marie qu'il n'y a pas de changement Pour les congés payés, ce sont les salariées qui notent leurs jours d'absence au fur et à mesure =====Rédiger le mail pour MAGE===== **Mail à envoyer avant le 20 du mois !! ** En reprenant le modèle d'un ancien mail, ou par exemple : Marion Gillet, CAPE, RAS Guillaume Massein CAPE, RAS Jeanne Chapeau CAPE signé Delphine Guilhot, CDI, 2550,00€ brut : congés payés du 29 juillet au 31 Juillet Shah-Dia Rayan, CDI, 2273,89€ brut : CP du 22 juillet au 31 juillet Cynthia Cadel : CDI, 828,70€ brut : CP du 15 au 28 juillet Alexandre Iaconni, CDD, 1200,47€brut : CP du 22 juillet au 31 juillet Si MAGE a des questions, ielles l'enverront par mail dans les jours qui suivent. Pour le paiemnt des paies voir la fiche ","""A faire avant le 20 de chaque mois""" "30/09/2024 23:02:04","30/09/2024 23:24:54","Que faire en cas d'erreur sur une facture ?","On ne peut pas modifier une facture validée. Donc faire attention avant !!! =====Cas 1 : la facture validée ne sera pas payée (ou partiellement)===== ===A-Faire un avoir au client.e === DEVIS FACTURATION > AVOIRS > Ajouter un avoir Indiquer la raison de l'avoir ou de la remise ===B-Faire le lettrage de la facture=== COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés Sélectionner le/la client.e en question Dans onglet comptabilité : - **Dans le cas d'un avoir sur la totalité de la facture** : l'avoir et la facture se compensent > on peut procéder au lettrage en cliquant sur les 2 lignes, l'écart de pointage doit indiquer 0, puis cliquer sur le bouton ""lettrer les écritures sélectionnées"" - **Dans le cas d'un avoir sur une partie de la facture** : la facture doit se compenser par le paiement partiel + l'avoir. On peut procéder au lettrage en cliquant sur les 3 lignes, l'écart de pointage doit indiquer 0, puis cliquer sur le bouton ""lettrer les écritures sélectionnées"" =====Cas 2 : la facture non validée a déjà été payée, mais le parapluie doit rembourser une partie===== ===A - modifier la facture== La facture est en mode brouillon, nous pouvons donc la modifier Laisser sur une ligne le montant qui a été déja payé au parapluie avec le motif de la prestation (ex : accompagnement ...) Sur une autre ligne : indiquer le montant qui sera remboursé avec le motif de remboursement + Le RIB sur lequel est effectué le virement Vérifier que le total est juste Valider la facture **Par exemple** Médiation 700€ Trop perçu - médiation non aboutie, remboursement fait par viremment IBAN XXXX : -550€ TOTAL : 150€ ===B-Rembourser le/la client.e=== Enregistrer le RIB du/de la client.e sur le portail de la banque Quelques jours plus tard : effectuer le virement ===C-Lettrer la facture=== Procéder au lettrage de la facture quand le virement s'enregistre dans macompta.fr (48h après environ) COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés Onglet comptabilité Dans l'exemple ci-dessus on aura : - le virement du / de la client.e en négatif : -700€ - la facture : 150€ - le remboursement du Parapluie : 550€ Selectionner l'ensemble, puis lettrer =====Cas 3 : la facture validée et payée, mais le parapluie doit rembourser une partie===== ===A-Faire un avoir au client.e=== DEVIS FACTURATION > AVOIRS > Ajouter un avoir Indiquer la raison de l'avoir ou de la remise ===B-Procéder au remboursement=== - enregistrer le RIB à la banque - effectuer le virement du montant de l'avoir ===C- Lettrage de l'avoir=== Quelques jours plus tard, procéder au lettrage COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés Onglet comptabilité La facture d'avoir se compense avec le virement du remboursement ","""Quand on a fait une erreur""" "05/02/2025 14:51:53","07/02/2025 13:48:36","Rapprochement bancaire","=====Sur le site de la banque pop===== aller sur le site de la banque : télécharger le relevé bancaire du mois précédent Documents > vos documents de gestion > extrait de compte > télécharger > enregistrer dans dossier Kdrive (02compta 06 Banque) Imprimer (ou mettre en double écran) =====Sur ma compta===== ====1/ Importer les écriture==== comptabilité, saisie simplifiée, banque populaire, cliquer sur le bouton ""Parthénon"" cliquer sur récupérer (laisser les comptes d'attente) importer en compta ====2/ Affecter toutes les écritures==== => il n'y a plus rien dans les comptes d'attente 410 : pour les notes de frais (remboursement des notes de frais) 411 : pour les comptes clients (quand un client paye sa facture) 401 : pour les comptes fournisseurs (quand le parapluie paye une facture fournisseurs) 42... : pour les salaires 43...: pour les cotisations sociales 44 : pour les trucs liés à l'état, subvention, prélévement à la source 580 : virement interne (du compte courant / livret A et vice versa) > penser à faire l'écriture dans le sens inverse **S'il y a besoin de créer un nouveau code dans le plan comptable** : 'mon dossier', 'comptabilité', Liste des comptes', 'créer un compte'. Mettre 'oui' sur 'Lettrable'. Ajouter. **On ne peut utiliser les comptes 6 et 7 que pour 3 exceptions :** 627 : bancaire 616 : assurance 7 : dons reçu par le parapluie (pas si le parapluie donne à une asso) ** Spécificité des remises de chèques et espèces ** Aller chercher la facture correspondante. 'Accueil', 'Devis Facturation', 'Facture'. Regarder si divers ou si nom du client spécifié. Si c'est au nom du client : affecter au compte client spécifique. Sinon : 411DIVERSESP ou 411DIVCHQ. ** Spécicité pour les virements de Jeanne & Maïté ** JC pour Jeanne MC pour Maïté Puis choisir le mode de paiement correspondant. ** Séparer une ligne en deux car affectée à deux factures différentes ** Appeler Marie :) ====3/ Pointer les écritures==== Cocher chaque écriture : - sur le relevé bancaire - sur ma compta (coche vert à gauche) S'il y a un doublon (une écriture deux fois), le supprimer S'il y a une écriture manquante, la rajouter Le rapprochement est fait quand : - tout est coché (en vert) - les soldes de fin de mois correspondent entre ma compta et la banque - il n'y a plus de compte d'attente ","""A faire une fois par mois"",""A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois""" "28/06/2024 13:55:29","28/06/2024 13:55:29","Rédaction contrat CAPE - renouvellement","=====CAPE initial ===== Prendre le modèle de contrat CAPE Kdrive > 07 Gestion RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > CAPE initial modele Copier coller dans un dossier créé pour la personne Modifier les éléments en gras et relire l'ensemble Faire signer le contrat à la personne et à la co-présidente =====Renouvellement de CAPE ===== Prendre le modèle de renouvellement Kdrive > 07 Gestion RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > CAPE renouvellement modele Copier coller dans un dossier créé pour la personne Modifier les éléments en gras et relire l'ensemble Faire signer le contrat à la personne et à la co-présidente ","""A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)""" "05/02/2025 15:02:31","07/02/2025 11:41:39","Routine admin de début de mois","=====1- Rapprochement bancaire===== [voir fiche](https://le-parapluie.fr/?RapprochementBancaire) =====2- Lettrages===== ====Partenaires==== - lettrage clients > [fiche lettrage client](https://le-parapluie.fr/?LettrageDesFactures) - lettrage fournisseurs > lettrage fournisseurs (faire un fiche) - lettrage salariées > lettrage des salaires (faire un fiche) - lettrage adhérents > lettrage des notes de frais (faire une fiche) ====Autres comptes de tiers==== Editions comptable > interrogation recherche 430 : Compte de cotisations 4417 : subvention faire les lettrage si on y arrive !! =====3-Ecritures de payes===== ","""A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois""" "05/02/2025 15:12:01","05/02/2025 15:12:01","Saisir les écritures de paies","prendre le recap de MAGE > ecriture de paye ma compta > compta > saisie débit Crédit > OD compte 6 : - 641 : salaire de base / brut - 645 : cotisations patronales tout cumulées - 421 : salaire - 431 / 437 : regroupé en 431 - 442 : prélevement à la source ","""A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois"""
