Attribuer une facture à un compte analytique
Comment fait-on ?
ETAPE 1 / Comptabilité > Saisie simplifiée > Facture Clients
Les factures déjà émises et qui ne sont pas attribuées à un compte analytique apparaissent en gras
Noter les numéro de factures (sur un petit bout de papier qui traine... ou ouvrir l'étape 2 dans un nouvel onglet)
ETAPE 2 / Devis Facturation > Factures
Ouvrir les factures dont on a noté les numéro sur le bout de papier
Noter la / les personnes qui ont coordonné le projet en face de chaque numéro
puis retourner dans l'onglet de l'étape 1
ETAPE 3 / Comptabilité > Saisie simplifiée > Facture Clients
Cliquer sur les factures en gras
un fenêtre s'ouvre :
- choisir l'analytique de la/les personne(s) qui a/ont coordonné le projet, puis noter le pourcentage (en général 90%)
- choisir l'analytique du parapluie structure (LPSTR), puis rentrer 10%
Il peut y avoir des répartitions différentes : pour les projets collectifs (voir la répartition des 90% avec les personnes concernées), exceptions...
ETAPE 4 / VERIF GENERALE
A faire de temps en temps
Penser à vérifier les factures déjà attribuées (certaines font les attribution toutes seules, mais il peut y avoir des petits loupés)
Les factures déjà émises et qui ne sont pas attribuées à un compte analytique apparaissent en gras
Noter les numéro de factures (sur un petit bout de papier qui traine... ou ouvrir l'étape 2 dans un nouvel onglet)
ETAPE 2 / Devis Facturation > Factures
Ouvrir les factures dont on a noté les numéro sur le bout de papier
Noter la / les personnes qui ont coordonné le projet en face de chaque numéro
puis retourner dans l'onglet de l'étape 1
ETAPE 3 / Comptabilité > Saisie simplifiée > Facture Clients
Cliquer sur les factures en gras
un fenêtre s'ouvre :
- choisir l'analytique de la/les personne(s) qui a/ont coordonné le projet, puis noter le pourcentage (en général 90%)
- choisir l'analytique du parapluie structure (LPSTR), puis rentrer 10%
Il peut y avoir des répartitions différentes : pour les projets collectifs (voir la répartition des 90% avec les personnes concernées), exceptions...
ETAPE 4 / VERIF GENERALE
A faire de temps en temps
Penser à vérifier les factures déjà attribuées (certaines font les attribution toutes seules, mais il peut y avoir des petits loupés)
Quand
- A faire plusieurs fois dans le mois
Comptabilité d'une convention de consortium
Comment fait-on ?
Pour les appels de fond liés à une convention de consortium, il y a 2 écritures à passer :
1 - A la signature de la convention, on passe une OD au jour de la notification des fonds dans Comptabilité/ Saisie débit-crédit / opérations diverses
ligne 1 : référence = initiales de la membre du Parapluie
libellé : convention de consortium, notification XX, projet YY
comptes : 4417 au débit du montant total de la part du Parapluie
7400 au crédit du montant total
2 - au fur et à mesure des appels de fonds, on met les sommes reçues en banque sur le compte 4417, jusqu'à ce qu'il n'y ait plus rien à recevoir
A la fin, on lettre le compte 4417 de cette sub
1 - A la signature de la convention, on passe une OD au jour de la notification des fonds dans Comptabilité/ Saisie débit-crédit / opérations diverses
ligne 1 : référence = initiales de la membre du Parapluie
libellé : convention de consortium, notification XX, projet YY
comptes : 4417 au débit du montant total de la part du Parapluie
7400 au crédit du montant total
2 - au fur et à mesure des appels de fonds, on met les sommes reçues en banque sur le compte 4417, jusqu'à ce qu'il n'y ait plus rien à recevoir
A la fin, on lettre le compte 4417 de cette sub
Quand
- A faire plusieurs fois dans le mois
Créer les comptes dans la comptabilité à l'arrivée d'une nouvelle personne
Comment fait-on ?
Sur macompta.fr
Mon dossier > Comptabilité > Analytique
Sur la 1e ligne : entrer le code analytique (par exemple DGGEN) puis les détails du compte analytique (par exemple Delphine Guilhot compte général), cliquer sur +
Vous pouvez désormais utiliser ce compte analytique pour les factures
Sur macompta.fr
Comptabilité > Partenaires > Adhérents
Cliquer sur le symbole + (en haut à droite) ajouter un nouvel adhérent
Code : on utilise les 3 premières lettres du nom de famille sauf si elles sont déjà prise (sinon en mettre 4 ou plus)
Nom : écrire NDF puis Nom et prénom de la personne (par ex NDF MARIE DORGE)
remplir les coordonnées (optionnel)
cliquer sur nuage pour enregistrer
La personne peut maintenant enregistrer ses notes de frais !!
Créer un compte analytique
Sur macompta.fr
Mon dossier > Comptabilité > Analytique
Sur la 1e ligne : entrer le code analytique (par exemple DGGEN) puis les détails du compte analytique (par exemple Delphine Guilhot compte général), cliquer sur +
Vous pouvez désormais utiliser ce compte analytique pour les factures
Créer un compte pour les remboursement de frais
Sur macompta.fr
Comptabilité > Partenaires > Adhérents
Cliquer sur le symbole + (en haut à droite) ajouter un nouvel adhérent
Code : on utilise les 3 premières lettres du nom de famille sauf si elles sont déjà prise (sinon en mettre 4 ou plus)
Nom : écrire NDF puis Nom et prénom de la personne (par ex NDF MARIE DORGE)
remplir les coordonnées (optionnel)
cliquer sur nuage pour enregistrer
La personne peut maintenant enregistrer ses notes de frais !!
Quand
- A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)
Créer un commentaire modèle pour une nouvelle adhérente (ligne coordination de projet dans nos facture)
Comment fait-on ?
Ma compta
Mon dossier / Devis facturation / Commentaires modèles
dans le commentaire :
Coordination de projet : Nom de la personne
numéro de tel mail
Mon dossier / Devis facturation / Commentaires modèles
dans le commentaire :
Coordination de projet : Nom de la personne
numéro de tel mail
Quand
- A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)
Créer une facture fournisseur
Comment fait-on ?
Quand on reçoit une facture fournisseur (en général par mail, sinon par courrier), le ranger dans Kdrive, 02 compta, 04 factures fournisseur, dossier correspondant.
Il s'agit de la pièce justificative.
Pour créer la facture :
Comptabilité, Saisie simplifiée, Factures fournisseurs.
- Rentrer la date adaptée.
- Rédiger l'intitulé.
- Fournisseur : chercher ou créer la fiche
- Entrer le montant
- Sélectionner le compte adapté
Il s'agit de la pièce justificative.
Pour créer la facture :
Comptabilité, Saisie simplifiée, Factures fournisseurs.
- Rentrer la date adaptée.
- Rédiger l'intitulé.
- Fournisseur : chercher ou créer la fiche
- Entrer le montant
- Sélectionner le compte adapté
Faire un transfert interne
Comment fait-on ?
Pour faire un transfert entre deux comptes analytiques
par exemple : indemniser Marion pour la mise à disposition de sa maison pour l'accueil d'un séminaire du Parapluie le 5 juin 2024
Dans ma compta > comptabilité > saisie débit crédit > opérations diverses
Cliquer sur le mois de juin
1e ligne : le débit
date : 5
libellé : indemnisation Marion accueil du séminaire
compte : 6041 (soustraitance interne)
débit : 300
Appuyer sur + (ajouter la ligne)
Affecter à l'analytique qui sera débité de la somme (ici LPSTR : le parapluie structure)
Sur la nouvelle ligne : le crédit
date : 5 (automatique)
libellé : indemnisation Marion accueil du séminaire (automatique)
compte : 7913 (transfert de charge interne)
Crédit : 300
Appuyer sur + (ajouter la ligne)
Affecter à l'analytique qui sera crédité de la somme (ici MGGEN : analytique de Marion Gillet)
Puis cliquer sur valider la pièce
NB / Vous pouvez vérifier dans le grand livre analytique que l'opération apparait bien.
par exemple : indemniser Marion pour la mise à disposition de sa maison pour l'accueil d'un séminaire du Parapluie le 5 juin 2024
Dans ma compta > comptabilité > saisie débit crédit > opérations diverses
Cliquer sur le mois de juin
1e ligne : le débit
date : 5
libellé : indemnisation Marion accueil du séminaire
compte : 6041 (soustraitance interne)
débit : 300
Appuyer sur + (ajouter la ligne)
Affecter à l'analytique qui sera débité de la somme (ici LPSTR : le parapluie structure)
Sur la nouvelle ligne : le crédit
date : 5 (automatique)
libellé : indemnisation Marion accueil du séminaire (automatique)
compte : 7913 (transfert de charge interne)
Crédit : 300
Appuyer sur + (ajouter la ligne)
Affecter à l'analytique qui sera crédité de la somme (ici MGGEN : analytique de Marion Gillet)
Puis cliquer sur valider la pièce
NB / Vous pouvez vérifier dans le grand livre analytique que l'opération apparait bien.
Lettrage des factures clients
Comment fait-on ?
Lettrage = associer une facture avec son/ses paiement(s)
Se connecter à ma compta.fr
Cliquer sur Comptabilité > Partenaires > Liste des Clients >
Puis sélectionner Actifs non lettrés
Cliquer sur la fiche du client.e, puis aller dans l'onglet comptabilité
Par défaut, le menu déroulant se met sur "Afficher les écritures non lettrées"
Sélectionner les différentes lignes jusqu'à ce que l'écart de pointage soit égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées
Ensuite la facture du client apparaitra comme réglée dans la liste des factures
En général, cela est lié à des activités de thérapie ou coaching, de séances pour des personnes individuelles qui ont fait un virement au parapluie. L'entrepreneure référente fait une facture récapitulative mensuelle.
Il y a donc des virements qui correpondent à la facture mélangés avec des virements sans facture
Ouvrir la facture correspondante pour voir le détail des séances vendues
Puis sélectionner la facture + les lignes correspondant au virement liés à cette facture.
L'écart de pointage doit être égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées
dans tous les cas (1 et 2), voir avec l'entrepreneure référente si elle n'a pas fait la facture mensuelle du mois précédent.
Regarder dans le détails : il peut y avoir plusieurs facture pour un même client. Parfois le/la client.e a réglé un des factures en cours. Dans ce cas : cliquer sur la facture correspondant au règlement + sur la ligne du virement. L'écart de pointage doit être égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées
Pour les factures qui n'ont pas été réglées depuis plus de 2 mois, voir avec l'entrepreneure référente si c'est normal ou si elle doit relancer son/sa client.e
Se connecter à ma compta.fr
Cliquer sur Comptabilité > Partenaires > Liste des Clients >
Puis sélectionner Actifs non lettrés
Si le solde dû apparait à 0€
il s'agit probablement d'un client qui a payé sa facture (bonne nouvelle !)Cliquer sur la fiche du client.e, puis aller dans l'onglet comptabilité
Par défaut, le menu déroulant se met sur "Afficher les écritures non lettrées"
Sélectionner les différentes lignes jusqu'à ce que l'écart de pointage soit égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées
Ensuite la facture du client apparaitra comme réglée dans la liste des factures
Si le solde dû apparait en négatif
il s'agit d'un virement sans facture ou une facture restée en brouillonEn général, cela est lié à des activités de thérapie ou coaching, de séances pour des personnes individuelles qui ont fait un virement au parapluie. L'entrepreneure référente fait une facture récapitulative mensuelle.
cas 1 : il y a une facture qui apparait dans la liste
Il y a donc des virements qui correpondent à la facture mélangés avec des virements sans facture
Ouvrir la facture correspondante pour voir le détail des séances vendues
Puis sélectionner la facture + les lignes correspondant au virement liés à cette facture.
L'écart de pointage doit être égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées
cas 2 : il n'y a pas de facture qui apparait dans la liste
rien à faire à ce stadedans tous les cas (1 et 2), voir avec l'entrepreneure référente si elle n'a pas fait la facture mensuelle du mois précédent.
Si le solde dû apparait en positif
il s'agit d'une facture qui n'a pas été réglée.Regarder dans le détails : il peut y avoir plusieurs facture pour un même client. Parfois le/la client.e a réglé un des factures en cours. Dans ce cas : cliquer sur la facture correspondant au règlement + sur la ligne du virement. L'écart de pointage doit être égal à 0€
Cliquer sur le bouton : lettrer les écritures sélectionnées
Pour les factures qui n'ont pas été réglées depuis plus de 2 mois, voir avec l'entrepreneure référente si c'est normal ou si elle doit relancer son/sa client.e
Quand
- A faire plusieurs fois dans le mois
Paiement des notes de frais
Comment fait-on ?
Dans le collectif, il y a différentes manières de faire selon les situations de chacune.
- des personnes à qui le Parapluie rembourse les frais au fur et à mesure (en juin 2024: Delphine, Marie, Shah-Dia et Hélène)
- des personnes à qui le parapluie ne rembourse pas le frais, dans l'attente de voir si la trésorerie le permet (en juin 2024 : Cynthia et Jeanne). On ne rembourse que quand les personnes le demande
- des personnes à qui le parapluie rembourse les frais tous les mois (en juin 2024 : Marion)
A vérifier :
- Si grosse facture, vérifier que la facture a un SIRET etc.
- Fact. au nom du parapluie
- Date
- Motif
- Montant
- Compte approprié
Si c'est bon : mettre OK en REF
Si non : mettre une note, et mettre un mot en ref : PM = pièce manquant, AM = à modifier.
Si grosse différence : informer la personne concernée.
Si petite différence de Montant : Corriger directement.
(voir préambule ci-dessus)
Se connecter à ma compta.fr
Cliquer sur comptabilité > Partenaires > Adhérents
Vérifier que le menu déroulant est sur Actifs non lettrés
Dans ce cas vérifier les frais
De manière générale, on rembourse les frais que les personnes ont rentré le 15 et le 30 du mois.
Marie
Shah-Dia
Hélène
Marion
Delphine
Cas particuliers
Cynthia
Maïté
Jeanne
On ne rembourse que les frais STR et pas les frais d'activité sauf si demande. Normalement, STR doit être précisé dans la référence.
- des personnes à qui le Parapluie rembourse les frais au fur et à mesure (en juin 2024: Delphine, Marie, Shah-Dia et Hélène)
- des personnes à qui le parapluie ne rembourse pas le frais, dans l'attente de voir si la trésorerie le permet (en juin 2024 : Cynthia et Jeanne). On ne rembourse que quand les personnes le demande
- des personnes à qui le parapluie rembourse les frais tous les mois (en juin 2024 : Marion)
Vérification des frais
A vérifier :
- Si grosse facture, vérifier que la facture a un SIRET etc.
- Fact. au nom du parapluie
- Date
- Motif
- Montant
- Compte approprié
Si c'est bon : mettre OK en REF
Si non : mettre une note, et mettre un mot en ref : PM = pièce manquant, AM = à modifier.
Si grosse différence : informer la personne concernée.
Si petite différence de Montant : Corriger directement.
Remboursement des frais pour les activités concernées
(voir préambule ci-dessus)
Se connecter à ma compta.fr
Cliquer sur comptabilité > Partenaires > Adhérents
Vérifier que le menu déroulant est sur Actifs non lettrés
- si le solde est à 0€
- si le solde est positif
- si le solde est négatif
Dans ce cas vérifier les frais
De manière générale, on rembourse les frais que les personnes ont rentré le 15 et le 30 du mois.
Marie
Shah-Dia
Hélène
Marion
Delphine
Cas particuliers
Cynthia
Maïté
Jeanne
On ne rembourse que les frais STR et pas les frais d'activité sauf si demande. Normalement, STR doit être précisé dans la référence.
Quand
- A faire plusieurs fois dans le mois
Paiement des paies
Comment fait-on ?
Pour la preparation des paies > voir la fiche correspondante
Vers le 25 ou 26 du mois, MAGE envoie les éléments liés à la paie par mail (bulletin de paie, bulletins de CAPE, éléments de fins de contrats...)
- mettre à jour le fichier 07 Gestion RH > 01 MAGE > Congés payés
mettre à jour la partie "congés pris" avec le nombre de jour inscrit sur la fiche de paie (encadré tout en bas de la fiche de paye)
Le total correspond au montant nécessaire pour payer les salaires + les cotisations sociales.
Si le solde sur le compte bancaire courant n'est pas suffisant, il faut programmer un virement du compte épargne vers le compte courant
- se connecter à la banque pop
Grand Ouest
Id D1774265
mot de passe : date anniv du parapluie AAAAMMJJ ... sinon demande à Marie ou Hélène
Virement vers un tiers
Puis sélectionner groupe membre
Compte à débiter : compte courant
Sélectionner la salariée
Entrer le montant du virement correspondant
objet : salaire juin 2024 (par ex)
Cliquer sur suivant
puis sur "mettre en attente"
Quand tous les virement sont programmés, mettre un message à la superviseuse admin pour qu'elle valide les virements en attente (validation de la banque par le téléphone de Marie actuellement)
Vers le 25 ou 26 du mois, MAGE envoie les éléments liés à la paie par mail (bulletin de paie, bulletins de CAPE, éléments de fins de contrats...)
1e étape : enregistrer les éléments dans le DRIVE
- enregistrer chaque bulletin (paie ou CAPE) dans le dossier des personnes
- enregistrer les 3 documents généraux : bulletins, écritures et virement, dans un dossier classé par mois
2e étape : mise à jour du fichier congés payés
- pour les personnes qui ont pris des congés payés : ouvrir les fiches de paies correspondantes- mettre à jour le fichier 07 Gestion RH > 01 MAGE > Congés payés
mettre à jour la partie "congés pris" avec le nombre de jour inscrit sur la fiche de paie (encadré tout en bas de la fiche de paye)
3e étape : vérifier le solde bancaire pour les cotisations sociales
Ouvrir le documents "écritures" envoyé par MAGELe total correspond au montant nécessaire pour payer les salaires + les cotisations sociales.
Si le solde sur le compte bancaire courant n'est pas suffisant, il faut programmer un virement du compte épargne vers le compte courant
4e étape : préparer les virements
- ouvrir le document "virements" envoyé par MAGE- se connecter à la banque pop
Grand Ouest
Id D1774265
mot de passe : date anniv du parapluie AAAAMMJJ ... sinon demande à Marie ou Hélène
Virement vers un tiers
Puis sélectionner groupe membre
Compte à débiter : compte courant
Sélectionner la salariée
Entrer le montant du virement correspondant
objet : salaire juin 2024 (par ex)
Cliquer sur suivant
puis sur "mettre en attente"
Quand tous les virement sont programmés, mettre un message à la superviseuse admin pour qu'elle valide les virements en attente (validation de la banque par le téléphone de Marie actuellement)
Quand
- A faire avant le 30 de chaque mois
Préparation des éléments pour les paies
Comment fait-on ?
ouvrir les fichiers
- liste des forces en présences
- congés payés
Quand les infos arrivent, bien penser à noter les changements dans le tableau de la liste des forces en présences (changement de contrat de travail, salaire, nb d'heure, renouvellement de CAPE...)
Si nécessaire, vérifier avec Marie qu'il n'y a pas de changement
Pour les congés payés, ce sont les salariées qui notent leurs jours d'absence au fur et à mesure
En reprenant le modèle d'un ancien mail, ou par exemple :
Marion Gillet, CAPE, RAS
Guillaume Massein CAPE, RAS
Jeanne Chapeau CAPE signé
Delphine Guilhot, CDI, 2550,00€ brut : congés payés du 29 juillet au 31 Juillet
Shah-Dia Rayan, CDI, 2273,89€ brut : CP du 22 juillet au 31 juillet
Cynthia Cadel : CDI, 828,70€ brut : CP du 15 au 28 juillet
Alexandre Iaconni, CDD, 1200,47€brut : CP du 22 juillet au 31 juillet
Si MAGE a des questions, ielles l'enverront par mail dans les jours qui suivent.
Pour le paiemnt des paies voir la fiche
Préparer les éléments pour le mail à MAGE
Ouvrir Kdrive > 07-Gestion RH > 01 MAGEouvrir les fichiers
- liste des forces en présences
- congés payés
Quand les infos arrivent, bien penser à noter les changements dans le tableau de la liste des forces en présences (changement de contrat de travail, salaire, nb d'heure, renouvellement de CAPE...)
Si nécessaire, vérifier avec Marie qu'il n'y a pas de changement
Pour les congés payés, ce sont les salariées qui notent leurs jours d'absence au fur et à mesure
Rédiger le mail pour MAGE
Mail à envoyer avant le 20 du mois !!En reprenant le modèle d'un ancien mail, ou par exemple :
Marion Gillet, CAPE, RAS
Guillaume Massein CAPE, RAS
Jeanne Chapeau CAPE signé
Delphine Guilhot, CDI, 2550,00€ brut : congés payés du 29 juillet au 31 Juillet
Shah-Dia Rayan, CDI, 2273,89€ brut : CP du 22 juillet au 31 juillet
Cynthia Cadel : CDI, 828,70€ brut : CP du 15 au 28 juillet
Alexandre Iaconni, CDD, 1200,47€brut : CP du 22 juillet au 31 juillet
Si MAGE a des questions, ielles l'enverront par mail dans les jours qui suivent.
Pour le paiemnt des paies voir la fiche
Quand
- A faire avant le 20 de chaque mois
Que faire en cas d'erreur sur une facture ?
Comment fait-on ?
On ne peut pas modifier une facture validée. Donc faire attention avant !!!
Indiquer la raison de l'avoir ou de la remise
Sélectionner le/la client.e en question
Dans onglet comptabilité :
Laisser sur une ligne le montant qui a été déja payé au parapluie avec le motif de la prestation (ex : accompagnement ...)
Sur une autre ligne : indiquer le montant qui sera remboursé avec le motif de remboursement + Le RIB sur lequel est effectué le virement
Vérifier que le total est juste
Valider la facture
Par exemple
Médiation 700€
Trop perçu - médiation non aboutie, remboursement fait par viremment IBAN XXXX : -550€
TOTAL : 150€
Quelques jours plus tard : effectuer le virement
COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés
Onglet comptabilité
Dans l'exemple ci-dessus on aura :
- le virement du / de la client.e en négatif : -700€
- la facture : 150€
- le remboursement du Parapluie : 550€
Selectionner l'ensemble, puis lettrer
Indiquer la raison de l'avoir ou de la remise
COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés
Onglet comptabilité
La facture d'avoir se compense avec le virement du remboursement
Cas 1 : la facture validée ne sera pas payée (ou partiellement)
A-Faire un avoir au client.e
DEVIS FACTURATION > AVOIRS > Ajouter un avoirIndiquer la raison de l'avoir ou de la remise
B-Faire le lettrage de la facture
COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrésSélectionner le/la client.e en question
Dans onglet comptabilité :
- Dans le cas d'un avoir sur la totalité de la facture : l'avoir et la facture se compensent > on peut procéder au lettrage en cliquant sur les 2 lignes, l'écart de pointage doit indiquer 0, puis cliquer sur le bouton "lettrer les écritures sélectionnées"
- Dans le cas d'un avoir sur une partie de la facture : la facture doit se compenser par le paiement partiel + l'avoir. On peut procéder au lettrage en cliquant sur les 3 lignes, l'écart de pointage doit indiquer 0, puis cliquer sur le bouton "lettrer les écritures sélectionnées"
Cas 2 : la facture non validée a déjà été payée, mais le parapluie doit rembourser une partie
A - modifier la facture
La facture est en mode brouillon, nous pouvons donc la modifierLaisser sur une ligne le montant qui a été déja payé au parapluie avec le motif de la prestation (ex : accompagnement ...)
Sur une autre ligne : indiquer le montant qui sera remboursé avec le motif de remboursement + Le RIB sur lequel est effectué le virement
Vérifier que le total est juste
Valider la facture
Par exemple
Médiation 700€
Trop perçu - médiation non aboutie, remboursement fait par viremment IBAN XXXX : -550€
TOTAL : 150€
B-Rembourser le/la client.e
Enregistrer le RIB du/de la client.e sur le portail de la banqueQuelques jours plus tard : effectuer le virement
C-Lettrer la facture
Procéder au lettrage de la facture quand le virement s'enregistre dans macompta.fr (48h après environ)COMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés
Onglet comptabilité
Dans l'exemple ci-dessus on aura :
- le virement du / de la client.e en négatif : -700€
- la facture : 150€
- le remboursement du Parapluie : 550€
Selectionner l'ensemble, puis lettrer
Cas 3 : la facture validée et payée, mais le parapluie doit rembourser une partie
A-Faire un avoir au client.e
DEVIS FACTURATION > AVOIRS > Ajouter un avoirIndiquer la raison de l'avoir ou de la remise
B-Procéder au remboursement
- enregistrer le RIB à la banque
- effectuer le virement du montant de l'avoir
C- Lettrage de l'avoir
Quelques jours plus tard, procéder au lettrageCOMPTABILITE > PARTENAIRES > Clients > Listes > Actifs non lettrés
Onglet comptabilité
La facture d'avoir se compense avec le virement du remboursement
Quand
- Quand on a fait une erreur
Rapprochement bancaire
Comment fait-on ?
aller sur le site de la banque : télécharger le relevé bancaire du mois précédent
Documents > vos documents de gestion > extrait de compte > télécharger > enregistrer dans dossier Kdrive (02compta 06 Banque)
Imprimer (ou mettre en double écran)
cliquer sur récupérer (laisser les comptes d'attente)
importer en compta
410 : pour les notes de frais (remboursement des notes de frais)
411 : pour les comptes clients (quand un client paye sa facture)
401 : pour les comptes fournisseurs (quand le parapluie paye une facture fournisseurs)
42... : pour les salaires
43...: pour les cotisations sociales
44 : pour les trucs liés à l'état, subvention, prélévement à la source
580 : virement interne (du compte courant / livret A et vice versa) > penser à faire l'écriture dans le sens inverse
S'il y a besoin de créer un nouveau code dans le plan comptable : 'mon dossier', 'comptabilité', Liste des comptes', 'créer un compte'. Mettre 'oui' sur 'Lettrable'. Ajouter.
On ne peut utiliser les comptes 6 et 7 que pour 3 exceptions :
627 : bancaire
616 : assurance
7 : dons reçu par le parapluie (pas si le parapluie donne à une asso)
Spécificité des remises de chèques et espèces
Aller chercher la facture correspondante. 'Accueil', 'Devis Facturation', 'Facture'.
Regarder si divers ou si nom du client spécifié.
Si c'est au nom du client : affecter au compte client spécifique. Sinon : 411DIVERSESP ou 411DIVCHQ.
Spécicité pour les virements de Jeanne & Maïté
JC pour Jeanne
MC pour Maïté
Puis choisir le mode de paiement correspondant.
Séparer une ligne en deux car affectée à deux factures différentes
Appeler Marie :)
Cocher chaque écriture :
- sur le relevé bancaire
- sur ma compta (coche vert à gauche)
S'il y a un doublon (une écriture deux fois), le supprimer
S'il y a une écriture manquante, la rajouter
Le rapprochement est fait quand :
- tout est coché (en vert)
- les soldes de fin de mois correspondent entre ma compta et la banque
- il n'y a plus de compte d'attente
Sur le site de la banque pop
aller sur le site de la banque : télécharger le relevé bancaire du mois précédent
Documents > vos documents de gestion > extrait de compte > télécharger > enregistrer dans dossier Kdrive (02compta 06 Banque)
Imprimer (ou mettre en double écran)
Sur ma compta
1/ Importer les écriture
comptabilité, saisie simplifiée, banque populaire, cliquer sur le bouton "Parthénon"cliquer sur récupérer (laisser les comptes d'attente)
importer en compta
2/ Affecter toutes les écritures
=> il n'y a plus rien dans les comptes d'attente410 : pour les notes de frais (remboursement des notes de frais)
411 : pour les comptes clients (quand un client paye sa facture)
401 : pour les comptes fournisseurs (quand le parapluie paye une facture fournisseurs)
42... : pour les salaires
43...: pour les cotisations sociales
44 : pour les trucs liés à l'état, subvention, prélévement à la source
580 : virement interne (du compte courant / livret A et vice versa) > penser à faire l'écriture dans le sens inverse
S'il y a besoin de créer un nouveau code dans le plan comptable : 'mon dossier', 'comptabilité', Liste des comptes', 'créer un compte'. Mettre 'oui' sur 'Lettrable'. Ajouter.
On ne peut utiliser les comptes 6 et 7 que pour 3 exceptions :
627 : bancaire
616 : assurance
7 : dons reçu par le parapluie (pas si le parapluie donne à une asso)
Spécificité des remises de chèques et espèces
Aller chercher la facture correspondante. 'Accueil', 'Devis Facturation', 'Facture'.
Regarder si divers ou si nom du client spécifié.
Si c'est au nom du client : affecter au compte client spécifique. Sinon : 411DIVERSESP ou 411DIVCHQ.
Spécicité pour les virements de Jeanne & Maïté
JC pour Jeanne
MC pour Maïté
Puis choisir le mode de paiement correspondant.
Séparer une ligne en deux car affectée à deux factures différentes
Appeler Marie :)
3/ Pointer les écritures
Cocher chaque écriture :
- sur le relevé bancaire
- sur ma compta (coche vert à gauche)
S'il y a un doublon (une écriture deux fois), le supprimer
S'il y a une écriture manquante, la rajouter
Le rapprochement est fait quand :
- tout est coché (en vert)
- les soldes de fin de mois correspondent entre ma compta et la banque
- il n'y a plus de compte d'attente
Quand
- A faire une fois par mois
- A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois
Rédaction contrat CAPE - renouvellement
Comment fait-on ?
Kdrive > 07 Gestion RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > CAPE initial modele
Copier coller dans un dossier créé pour la personne
Modifier les éléments en gras et relire l'ensemble
Faire signer le contrat à la personne et à la co-présidente
Kdrive > 07 Gestion RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > CAPE renouvellement modele
Copier coller dans un dossier créé pour la personne
Modifier les éléments en gras et relire l'ensemble
Faire signer le contrat à la personne et à la co-présidente
CAPE initial
Prendre le modèle de contrat CAPEKdrive > 07 Gestion RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > CAPE initial modele
Copier coller dans un dossier créé pour la personne
Modifier les éléments en gras et relire l'ensemble
Faire signer le contrat à la personne et à la co-présidente
Renouvellement de CAPE
Prendre le modèle de renouvellementKdrive > 07 Gestion RH > 01 MAGE > 02 CONTRATS PAIES > CAPE renouvellement modele
Copier coller dans un dossier créé pour la personne
Modifier les éléments en gras et relire l'ensemble
Faire signer le contrat à la personne et à la co-présidente
Quand
- A l'entrée d'une nouvelle personne (CAPE ou salariat)
Routine admin de début de mois
Comment fait-on ?
- lettrage fournisseurs > lettrage fournisseurs (faire un fiche)
- lettrage salariées > lettrage des salaires (faire un fiche)
- lettrage adhérents > lettrage des notes de frais (faire une fiche)
430 : Compte de cotisations
4417 : subvention
faire les lettrage si on y arrive !!
1- Rapprochement bancaire
voir fiche2- Lettrages
Partenaires
- lettrage clients > fiche lettrage client- lettrage fournisseurs > lettrage fournisseurs (faire un fiche)
- lettrage salariées > lettrage des salaires (faire un fiche)
- lettrage adhérents > lettrage des notes de frais (faire une fiche)
Autres comptes de tiers
Editions comptable > interrogation recherche430 : Compte de cotisations
4417 : subvention
faire les lettrage si on y arrive !!
3-Ecritures de payes
Quand
- A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois
Saisir les écritures de paies
Comment fait-on ?
prendre le recap de MAGE > ecriture de paye
ma compta > compta > saisie débit Crédit > OD
compte 6 :
- 641 : salaire de base / brut
- 645 : cotisations patronales tout cumulées
- 421 : salaire
- 431 / 437 : regroupé en 431
- 442 : prélevement à la source
ma compta > compta > saisie débit Crédit > OD
compte 6 :
- 641 : salaire de base / brut
- 645 : cotisations patronales tout cumulées
- 421 : salaire
- 431 / 437 : regroupé en 431
- 442 : prélevement à la source
Quand
- A faire entre le 3 et le 8 de chaque mois